Разработка бизнес-проектов, создание офиса управления проектами в Екатеринбурге

Рано или поздно, многие руководители задумываются о том, как организовать систему управления проектами именно в своей компании. При этом создание проектного офиса является одной из актуальных задач. Сфера деятельности проектных офисов простирается от капитального строительства до вывода новых продуктов на рынок; от ведения проектов по исследованиям и разработкам до внедрения современных информационных технологий.

Многие организации приступили к созданию проектных офисов для повышения прозрачности и качества портфеля корпоративных проектов и/или портфеля информационных проектов. Проектные офисы становятся все более популярными в производственных, финансовых и телекоммуникационных компаниях, а также в компаниях, оказывающих различные услуги, например консультационные.

Основной целью проектного офиса является постоянное увеличение числа корпоративных проектов, обеспечивающих максимальный вклад в реализацию стратегии, выполняемых в плановые сроки и без превышения бюджета.

Разновидности проектных офисов

Существует несколько названий проектного офиса, которые зависят, прежде всего, от тех целей, для которых офис организуется.

• Проектный Офис (ПО) – это временное подразделение, которое создается в компании для одного конкретного проекта. Предположим, Вы решили внедрить новое программное обеспечение в масштабе всей компании. Проекты автоматизации по времени могут занимать от нескольких месяцев до года и более. Для этой цели организуется проектный офис, который решает все задачи по реализации данного проекта и будет расформирован по его завершению.
• Офис Управления Проектами (ОУП) – это подразделение компании, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов (PMBokGuide. Third edition). Это наиболее распространенное название в его классическом варианте, и в мире 59% всех проектных офисов называются именно так. При внедрении системы управления проектами в компании, где проекты являются основным видом деятельности (например, девелоперские, строительные, инжиниринговые, IT–компании и т.п.), такой проектный офис наиболее эффективен. Другое название, также часто встречающееся в компаниях, - это центр управления проектами (ЦУП).
• При достаточном зрелом уровне управления проектами в крупных корпорациях организуют Офисы Управления Проектами и Программами (ОУПП). В мире около 12% проектных офисов существуют с таким названием.

Задачи Проектного офиса

Проектный офис определяет правила игры, задает структуру проектных процессов и придает целостность управлению портфелем проектов в организации. Диапазон ответственности проектного офиса может простираться от исключительно методической поддержки проектной деятельности (внутренний консультант) до полной ответственности за управление всеми проектами. Также состав участников проектного офиса может сильно отличаться от организации к организации и включать, например: руководителей проектов, специалистов по качеству, консультантов, методистов, делопроизводителей, тренеров и других. Однако у большинства проектных офисов можно выделить ряд общих черт, целей и выполняемых задач.

Проектные офисы:

• Разрабатывают, внедряют и поддерживают корпоративную методику управления портфелем проектов, включая политики и регламенты
• Являются важнейшим элементом организационного развития, обеспечивая поддержку управления изменениями, целостность исполнения проектов и обучение сотрудников.
• Поддерживают процесс формирования портфеля проектов: разработка приоритетов, сбор проектных заявок, анализ и включение в портфель (stage-gate процесс).
• Разрабатывают и поддерживают ресурсные модель и процесс для портфеля проектов: типы, роли, прогноз спроса, потребность в знаниях и навыках, метод учета, анализ и перераспределение.
• Осуществляют мониторинг исполнения портфеля, программ и проектов, анализ отклонений от планов и помогают принимать решения по управлению проектными изменениями (замедлить проект, ускорить, остановить).
• Поддерживают накопление и использование знаний: архивация материалов выполненных проектов, анализ ошибок и передача опыта через обучение.

Сам по себе проектный офис может быть чрезвычайно эффективным инструментом для повышения эффективности реализации стратегии. Однако, даже при наличии проектного офиса, проекты могут продолжать выполняться с превышением сроков и бюджетов по самым различным причинам:

• руководство не может с легкостью рассматривать и оценивать приоритеты;
• информация запаздывает, является разрозненной и несопоставимой;
• отчетность приходится собирать и консолидировать вручную из различных источников и т.д.

Поэтому многие проектные офисы для повышения эффективности своей работы приступили к внедрению и использованию информационных систем для поддержки процессов инвестиционного планирования и управления портфелем проектов.

Для успешного выполнения этих задач проектный офис должен быть вооружен передовыми инструментами для поддержки и автоматизации функциональных компонентов своей работы, включая инвестиционное планирование, управление проектами, управление ресурсами, совместную работу, бизнес анализ и управление ключевыми показателями эффективности для моделирования, оценки и принятия решений по портфелю проектов и программ.

Специалисты по внедрению

Практически любое внедрение корпоративных решений требует адаптации к специфическим требованиям Заказчика и, возможно, интеграции с какими-то существующими системами. Специалисты ПМ-Партнер обладают развитой экспертизой в постановке процессов управления портфелем проектов, внедрения и сопровождения информационных технологий, а также обучения пользователей.

Группа Внедрения обладает следующими компетенциями:
- Сертифицированный специалист IPMI (категории «С»);
- Сертифицированный специалист PMP;
- Сертифицированный специалист по Oracle Primavera EPPM;
- Сертифицированные специалисты по бизнес-анализу;
- Специализация по Oracle Primavera Web Acsses.